- KIỂM TRA XE TẢI HOẶC CONTAINER RỖNG:
- Lotus Security sẽ tiến hành kiểm tra xe tải hay container/ thùng xe tải rỗng theo các form hướng dẫn (kiểm đối chiếu số đầu kéo xe, số mook, số cont, số seal, kiểm cont./xe rỗng theo tiêu chuẩn 7 điểm: vách trước, bên trái, bên phải, sàn, trần, cữa bên trong & bên ngoài, bên trong & bên dưới cabin, số đầu xe, số mook, số container, số seal)bảo vệ kiểm tra phải kí tên vào form và lưu giữ tại bộ phận bảo vệ trong một năm.
- Trong trường hợp phát hiện bất kì khác thường, Nhân viên Lotus sẽ báo cho các bộ phận chức năng liên quan để yêu cầu làm rõ và đưa ra hướng giải quyết…Quá trình kiểm cont./ xe rỗng sẽ được chụp hình ghi nhận lại theo các bước thực hiện.
- KIỂM TRA VẬN CHUYỂN HÀNG LÊN CONTAINER
- Thùng hàng thành phẩm phải được kiểm tra đối chiếu với trọng lượng chuẩn trên packing lis, đảm bảo không có bất kì vật lạ ở bên trong các thùng hàng.
- Hàng xuất phải được xây dựng theo chuẩn,bố trí hàng phân theo khu vực: hàng (ok kiểm final đạt), hàng chờ kiểm, hàng tồn,…; khu vực được ghi nhận vào bảng & sổ theo dõi, tránh trường hợp xếp lộn style, lộn po#,..
- Trước khi chất hàng lên container.thùng xe tải, Nhân viên Lotus và những người có trách nhiệm kiểm tra đối chiếu số lượng hàng thực xuất với packing lis & ghi nhận vào form kiểm soát số thùng được đưa lên cont/xe tải.Trường hợp phát hiện bất kì sự khác biệt, sai về mã Hàng, số lượng thừa hay thiếu. Quá trình xuất hàng phải ngừng ngay lập tức, tất cả các bên liên quan thảo luận làm rõ và xác định với nhau trước khi tiếp tục lên hàng để đảm bảo đúng hàng, đúng số lượng..Sau đó Lotus Security sẽ báo cáo cho Lãnh đạo khách hàng và lưu giữ trong một năm.
- Quá trình lên hàng phải được giám sát chặt chẽ bởi những người có trách nhiệm (chủ quản/ tổ trưởng kho/bảo vệ) nhằm tránh hàng hóa & người lạ/bất hợp pháp lẫn lộn vào bên trong.
- Quá trình xuất hàng bảo Lotus Security sẽ chụp hình ghi nhận theo công đoạn.Lúc cont./ xe tải rỗng (chưa lên hàng), lúc hàng lên được phân nữa, lúc hàng lên xong, lúc đóng cữa cont., lúc niêm chì xong.
III.KIỂM TRA ĐÓNG CONTAINER & ĐÓNG SEAL:
- Sau khi nhận niêm chì (seal)từ hãng tàu nhân viên xuất nhập sẽ kiểm tra bên ngoài niêm chì xem mới hay cũ, đã qua sử dụng, số seal, so sánh số seal với số container,… và điền vào form kiểm soát seal, sau đó bảo quản seal trong một cái hộp khóa cân thận.
- Sau khi hàng hóa được cất lên container xong, nhân viên xuất nhập khẩu sẽ tiến hành niêm chì (đóng seal) khóa container/thùng xe dưới sự giám sát của Lotus Security. Đảm bảo rằng không có bất cứ vật lạ lọt vào bên trong container/thùng xe hàng xuất.
- Quá trình này phải được chụp hình ghi nhận lại
- Lotus Security tổ chức tuần tra xung quanh khu vực cont/.xe để đảm bảo an toàn an ninh.
- KIỂM SOÁT CONTAINER LƯU QUA ĐÊM
- Trường hợp container hay xe tải đã lên hàng một phần, phần hàng còn lại chưa chuẩn bị xong, phải chờ đáp ứng. Chủ quản kho thành phẩm và Lotus Security phải sắp xếp kiểm tra bên trong cont/.xe để xem có vật lạ/hay người ở bên trong hay không trước khi khóa và niêm phong cữa cont/.xe. Nhằm phòng tránh tình huống xấu xảy ra.
- Trường hợp container/.Xe tải lên hàng xong: Chủ quản kho thành phẩm cũng sắp xếp kiểm tra bên trong xem có vật lạ gì nhét vào kẽ giữa của cont hay thùng hàng hay không, sau đó cho khóa và niêm phong cẩn thận. việc cont/.xe tải lưu qua đêm phải báo cho Lotus Security biết để tổ chức tuần tra canh gác bảo đảm an toàn.
- Container/. Xe tải bắt buộc phải đậu trong một khu vực an ninh và không ai được vào khu vực này nếu không có sự cho phép. Lotus Security giám sát cho đến khi hàng được vận chuyển xuất đi.( Cảng/ bến tàu/ sân bay).
- TẢI HÀNG ĐẾN CẢNG
- Lotus Security và tài xế xe tải hay container/. Xe tải sẽ kí xác nhận trách nhiệm vận chuyển hàng của mỗi chuyến xuất hàng.
- Kiểm soát thời gian các điểm nhận hàng xuất:
- Từ điểm xuất ( Cty khách hàng) đến điểm nhận số km và thời gian.
- Thời gian được quy chuẩn tương đối chính xác điểm di và đến, nếu thời gian tương đối trùng khớp là bình thường ( không bao gồm thời gian giải quyết sự cố). Nếu quá thời gian trên là bất bình thường.
- Lotus Security sẽ cùng nhân viên xuất nhập khẩu, tài xế container/ xe tải chuyển giao hàng vào đến kho Hải quan an toàn thì kết thúc trách nhiệm.
- Nếu phát hiện sự cố thiếu hụt/dư thừa hay bất kì sự không nhất quán, bất thường, tất cả phải được kiên quyết giải quyết hay điều tra đến nơi đến chốn, báo cáo lãnh đạo khách hàng ngay sau đó.Tất cả những sự cố phải báo cho Hải q uan và cơ quan chức năng: Ví dụ: Hàng đang vận chuyển dọc đường, phát sinh sự cố seal bị bể hay khóa cont bị sút ra. Nhân viên Lotus Security sẽ yêu cầu tài xế ngừng lại ở chỗ an toàn (gần đồn Công An, chốt dân phòng,…) Lập niêm phong và báo cáo lập tức cho Lãnh đạo khách hàng để có sự chỉ đạo trực tiếp. Sự việc nhanh chóng báo cáo Công An để được điều tra xác minh vụ việc. Song song đó báo cáo hãng tàu để được cấp seal mới. Khi được cấp mới phải lưu hồ sơ theo quy định.Tất cả sự việc phải báo bằng văn bản cho Hải quan và các cơ quan chức năng.
- Trong quá trình bảo vệ vận chuyển hàng, nếu có bất kì khó khăn, trở ngại nào như kẹt xe, đánh nhau, xe bị xep bánh, … Nhân viên Lotus Security áp tải phải gọi điện báo cáo cho Đội trưởng và Lãnh đạo khách hàng biết để được hướng dẫn tiếp theo.
- Nhân viên Lotus Security áp tải phải báo cho Đội trưởng biết ngay khi vừa đến cảng và sau khi trở về.
- Đội trưởng chỉ huy trực tiếp và phòng Nghiệp Vụ, Đội Cơ động – Điều lệnh, Ban bảo vệ Nội bộ phải thường xuyên kiểm tra đột xuất những chuyến áp tải hàng.
- Đội trưởng phải báo cáo kịp thời về nhận thức, tư tưởng, những hiện tượng khác biệt những dấu hiệu bất minh của những nhân viên áp tải vận chuyển hàng, nhằm đảm bảo tuyệt đối an toàn và mọi việc diễn ra đúng quy trình, quy định.
Phòng Nghiệp vụ & An Toàn Lotus Security
